Töötajate tagasisidestamine - kellele, miks ja kuidas?

Kai Auger | @Upsteem

360 kraadi tagasiside ja hindamise plussid ja miinused


Igaüks meist on kunagi tundunud, et kolleegi, lapsevanema, õpetaja või sõbra hinnang meie suhtes on olnud ebaõiglane ja ekslik. Mõtleme siis, et nii arvad ju ainult sina! Küllap on palju neid, kes näevad meid palju paremas valguses.


360 kraadise tagasiside meetodi üks põhilisi väärtusi ongi see, et hinnangud ja arvamused tulevad eri tasandi kolleegidelt ning see võimaldab uuritava teema ja isiku suhtes saada objektiivsema ning mitmekülgsema pildi. Näiteks on töötaja kompetentside hindamises kaasatud lisaks töötajale ja tema juhile ka kolleegid, alluvad ja miks mitte ka kliendid või partnerid. Tippjuhtide hindamisel tuleb kasuks ka isegi pereliikmete tagasiside küsimine.


360-feedback-black

Kui tagasisidet annavad paljud erinevates rollides inimesed, kes hinnatava töötajaga koos töötavad, siis joonistuvad probleemkohad ja töötaja tugevused paremini esile. See omakorda annab töötajale põhjalikuma ja objektiivsema ülevaate oma võimalikest arengukohtadest ja potentsiaalist ning ta saab edaspidi selle põhjal töötada efektiivsemalt. Samuti on selline tagasiside sisendiks koolituste valikule või töö ümberkorraldamisele. Töötaja võib samas olla kindel, et tema tagasisidestamine või hindamine ei lähtu vaid ühe inimese subjektiivsest arvamusest ja seetõttu on vähem põhjuseid tulemuste vaidlustamiseks. On ka ekslik arvata, nagu sobiks 360 kraadi tagasiside vaid tippjuhtide hindamiseks. Meetodit võib kasutada nii kompetentside hindamises kui ka väärtuspõhise käitumise hindamiseks, eraldi või ettevalmistavalt arenguvestlusele. Samuti sobib 360 kraadi tagasiside meetod ka katseaja tulemuslikkuse hindamiseks.


Kuidas alustada 360 tagasiside protsessi ja kuidas see edukalt lõpule viia?


  1. Alati on hea alustada lihtsast küsimusest „miks?“. Miks on sinu organisatsioonis vaja tagasisidet koguda ja jagada? Mida see parandaks või millist probleemi aitaks tagasiside lahendada? Võib-olla on sul mõnes meeskonnas protsessid veidi ummikus või info ei liigu piisavalt järjepidevalt. Ehk vajaksid ülevaadet, milline on sinu töötajate oskuste tase või kuidas töötajad omavahel läbi saavad? Võib ka olla, et soovid lihtsalt, et töötajad saaksid kolleegidelt tunnustust ja kiitust ning heade töötajate tihtipeale iseenesest mõistetavatena võetavatele oskustele ja omadustele taas tähelepanu pöörataks. Äkki tahad, et Sinu töötajad võtaksid aja maha ja võrdleksid enda tulemusi kolleegidega ning analüüsiksid samas, mida nad saaksid paremini teha?

  2. Järgmine küsimus, millele peaksid vastuse leidma on, millised on parimad praktikad selles valdkonnas ja mis on sinu organisatsiooni eripärad, millega tuleb arvestada uuringu läbiviimisel? Kas peaksid tegema uuringu kord aastas kõikidele töötajatele korraga või alustama juhtkonnast ja liikuma aasta jooksul edasi järgmistele tasanditele? Millised on uuringu küsimused ja kas kommentaarid peaksid olema kohustuslikud? Kas sinu töötajd eelistavad anda tagasisidet otse või sobib neile paremini anonüümselt oma mõtteid jagada. Kas on ka töötajaid, kes kindlasti ei peaks üksteisele tagasisidet andma?

  3. Kolmas küsimus puudutab tulemusi. Kui põhjalikke järeldusi soovid uuringu põhjal teha? Kas andmed peaksid olema mõõdetavad ja võrreldavad? Millal ja kuidas, peaks töötajatega neile antud tagasisidet jagama ehk kuidas kõige arukamalt saadud tagasisidega ümber käia. Kuidas vältida ohtusid kui töötajad saavad oodatust teistsuguse tagasiside ning see hoopis annab loodetule vastupidise (negatiivse?) tulemuse? Kui tagasiside käes, siis millised on järgmised sammud, kas see eelneb edutamisele, vallandamisele või arenguvestlusele ja mis signaali see organisatsioonile saadab?

Kui tunned, et jääd iseseisvalt nendele küsimustele vastamisega hätta on hea praktika küsida nõu mõnelt organisatsioonilt, kus 360 kraadist tagasisidet on hiljuti kasutatud või veel parem - pöörduda valdkonnas tegutseva uuringu- või konsultatsioonifirma poole. Kui kolleeg tuttavast organisatsioonist oskab rääkida oma kogemusest, siis konsultatsioonifirmad võivad tihti välja tuua mitme organisatsiooni praktikad ning rääkida nii plussidest kui ka miinustest ühe või teise valiku juures. Professionaalsel teenusettevõttel on kindlasti ka oskus tagasiside protsess läbi viia sujuvalt, ja samas tagades, et kõik soovitused lähtuvad just sinu ettevõttele parimast lahendusest. 



"Criticism may not be agreeable, but IT IS NECESSARY. It fulfills the same function as pain in the human body. IT CALLS ATTENTION to an unhealthy state of things."
                          -Winston Churchill
 

MIDA KINDLASTI TEHA


  1. Pane väga suur rõhk korralikule kommunikatsioonile

    Teadvusta, et väga paljudel inimestel on suuri hirme nii tagasiside saamisega kui ka selle andmisega. Mõtle läbi, kuidas korraldada tagasidestamist selliselt, et töötajad seda hindaksid ja väärtustaksid ning et nad oleksid selleks valmis. Veendu, et töötajatel oleks selge arusaam tagasisidestamise eesmärgist ettevõttele ja sellest, millist kasu see neile endale toob. Näiteks räägi koolitusvajaduse planeerimisest. isikliku arengu planeerimistest ning teistest strateegilistest eesmärkidest.

  2. Hoia protsess põneva ja kaasahaaravana

    Väga paljusid töötajaid õõvastab teadmine, et taas tuleb kõige kiirem tööperiood ja siis sealsamas tuleb anda tagasisdet 10 või enamale kolleegile ja vastata tuleb kõikide puhul samadele küsimustele. Ja siis on nad valiku ees, kas täita küsimustikud töö ajal või võtta kodutööna kaasa. Usu - see kajastub ka tulemustes (aka tühjades lahtrites). Aga kui sa võimaldaksid töötajatel hoopis ühe pausi suupistete ja jookidega ning eraldi ruumi, et nad saaksid rahus ja heas meeleolus oma tähti ritta seada? Inspiratsiooni leiab igalt poolt.

  3. Kalibreeri

    Enne tulemuste laialisaatmist ja püsivate järleduste tegemist on hea vaadata kogutud vastused üle kalibreerimise aspektist. Veendu, et äärmuslikud kõrvalkalded hinnangutes oleks toetatud tekstiliste põhjendustega ja vajadusel palu ankeete täiendada. Võiksid võrrelda ka üldisi hindamise tendentse, nagu näiteks kommentaaride hulk ja tulemuste korduvus. Samuti peaks võrdlema üksikuid tulemusi üldpildiga. Statistika analüüsis on sinu professionaalsel partneril kindlasti väga palju võimalikke valmis lahendusi ja ettepanekuid.

  4. Võta tulemustega midagi ette

    Kõige suurem viga, mida sa tagasiside uuringuga teha saad, on jätta see riiulisse. Võta aega, et süveneda tulemustesse ning planeeri järgmised tegevused ning lisa ajakava. Samuti on oluline mõelda korralikult läbi, kuidas töötajatega tagasiside tulemustest rääkida ning aidata neil leida sobiv viis tagasiside konstruktiivseks kasutamiseks. Mõned organisatsioonid kasutavad 360 kraadi tagasisidet või kompetenside hindamist sissejuhatusena arenguvestluste juures.

  5. Keskendu ka pehmetele väärtustele

    Võimaldades anda tagasisidena vaid hinnanguid väidetele skaalal1-5ni hoiab küll su uuringu lihtsa ja kiiresti täidetavana, kuid ei anna sisulist väärtust sinu inimeste arendamisel. Küsimustiku koostamisel peaksid eelkõige tähelepanu pöörama sellele, et see „toodaks“ kvalitatiivset andmestikku. Ka puhtalt “tehnilise kompetentsuse” hindamise juures võiks saada lisada paar emotsioone ja pädevuste sisu puudutavat avatud kommentaari. Lõpeks ka siin oskab professionaalne partner aidata kuni selleni välja, et uuringu ettevalmistamiseks tehakse eraldi fookusgrupi uuring.


MIDA KINDLASTI MITTE TEHA


  1. Ära küsi liiga palju

    Kui sa teed tagasiside uuringu kord aastas, siis on üsna tõenäoline, et küsimustiku koostamisel võtab see peagi uurimustöö mõõtmed. Optimaalse hulga ja mahuga küsimuste leidmine taandub heale eeltööle ja teadmisele, miks sa uuringut teed. Siinkohal ei saa ka öelda, et õige vahemik on nt 20-30 küsimust – palju sõltub küsimuste sügavusest. Küsi iga lisatud küsimuse puhul, kas see täidab lõppeesmärgi huve? Head tulemused tulevad vaid heade küsimuste kaudu. 

  2. Ära jäta piloot uuringut ära

    Kujuta ette, et oled uuringu koostamise ja ettevamistamisega palju vaeva näinud ja saadad uuringu välja. Tulevad esimesed vastused. Siis hunnik kaebuseid e-maili peale ja lõpuks on mitmed arvamusliidrid ettevõttes tagasiside protsessis pettunud. Ilmnes, et mõnest küsimusest valesti aru saadud. Küsimustikule vastamine võttis oodatust 5 korda kauem aega või ilmnesid mõned tehnilised puudujäägid. Seda on juhtunud ja juhtub veel. Katseta kogu uuringu protsessi mõne võtmeisikuga või HR osakonnas ja kõik suuremad äpardused jäävad ära.

  3. Ära ole tulemuste osas naiivne

    Kellelegi tagasiside andmisel on väga suureks mõjutuseks inimspsühholoogia. Me oleme mõjutatud hetke emotsioonidest ja suure pinge all võime väga selektiivsselt mõelda. Ole valmis, et mõni tagasiside andja/saaja on just sellises erilises seisundis. Ole valmis sellisel juhul tegema vajalikke muudatusi konkreetse inimese tagasisides või käituma olukorras, kus inimene loeb enda kohta tulemusi, mis talle sugugi ei meeldi.

  4. Ära kahtle usalduse tähtsuses

    Selleks, et töötajad julgeksid anda ausat ja konsruktiivset tagasidet, on vaja usaldust. Ühelt poolt peavad olema nad veendunud selles, et tagasiside andmine on 100% anonüümne ning nende jaoks turvaline. Kõige kindlam on usaldada delikaatsed andmed uuringufirmale kolmanada osapoolena. See lisab tagasisidestajatele kindluse, et keegi ei kuritarvita nende avatust ja usaldust.

  5. Ära nuputa üksi, kommunikeeri varakult
    Küsi töötajatelt, mille kohta nad soovivad anda tagasisidet ja mille kohta saada. Räägi läbi kogu protsess juhtivtöötajatega. Küsi ettepanekuid ja uuri, kuidas on olnud teiste ettevõtete kogemused. Kui töötajad on juba eelnevat tagasisidestamise protsessi kaasatud, siis mõistavad nad ka selle kasulikkust paremini ning on altimad ka kõiki enda ümber selles veenma. 

Kui arvad, et ka sinu firmas oleksid sellised muudatused kasulikud, võta meiega ühendust!

Meie vabad ajad leiad SIIT KALENDRIST!



Autorist: Kai Auger on õppinud andragoogikat ja töötanud koolitaja ning organisatsiooni arengu nõustajana. Upsteem'is hoolitseb selle eest, et iga klient saaks kõik vajaliku, ja et süsteemi kasutuselevõtt oleks lihtne ja selge.











Kommenteeri:

Email again:



Otsi blogist:




Küsin täpsemalt! 



Kontakt:


Karl Laas
CEO ja co-founder
+372 53 468213
karl.laas@upsteem.com
Skype: karl_laas
 

Liitu uudiskirjaga

Valik kliente: