2016-2017 paistab Eesti personalitarkvara turu jaoks olema tõeliselt põnev periood. Peamiseks põhjuseks on see, et meie ettevõtted hakkavad vaikselt liikuma samas suunas, kuhu maailm läks juba 2-3 aastat tagasi. Nimelt, personalitarkvara või personalijuhtimise tarkvara eesmärgiks saab administratsiooni asemel olema tööjõu arendamine. Seoses selle suunamuutusega vaadatakse maailma perspektiivis personalitarkvarale kolmes dimensioonis:

• Core HR (põhipersonal) – tarkvara osa või lahendus administratsiooni ja töötajaga seotud dokumendihalduse jaoks
  
• Talent acquisition (värbamine ja järeltulija arendamine) – tööriistad tööjõu planeerimise ja värbamise jaoks
  
• Talent management/development (talendiarendamise ja juhtimise tarkvara) – tarkvara ja tööriistad tööjõu oskuste        analüüsimiseks ja parendamiseks  
  

Põhjus sellise ülesehituse jaoks on selge – kvalifitseeritud tööjõu puudus tähendab, et oma töötajate arendamine on kõige soodsam personalijuhtimise strateegia. Ettevõtetel, mis on tugevalt sõltuvad oma töötajate oskuste tasemest, aitab uute talentide leidmine parandada kiiresti finantstulemusi.

Meie turu väikest suurust arvestades on nende trendide jõustumine paratamatult aeganõudev protsess. Personalitarkvara arendajad, kes on samuti tööandjad, seisavad silmitsi oma klientidele sarnaste väljakutsetega ning kohandavad oma tooteid arengustrateegiatega vastavalt. See tähendab, et oma personalitarkvara plaanimisel võiksid Sina, personalijuht, võtta täna arvesse ka vastava tarkvara kasvu ja arendamise potentsiaali. Seda just eriti värbamise ja kvalifikatsioonide haldamise valdkondades, mis paari järgmise aasta jooksul üliaktuaalseks muutuvad.

Ma ei kirjuta täna sellest, kuidas valida personali tarkvara vastavalt just Sinu vajadustele, aga palun, et personali tarkvara valikul küsiksid Sa enda käest:

• Kas meie ettevõttele on tarvilik, et personal, tööaeg ja palk oleksid kajastatud ühes programmis?
  
• Kuidas muutuvad ja suurenevad minu vajadused personali halduses järgmise 3-5 aasta jooksul?
  
• Kui palju ma tahan kulutada oma personalitarkvara peale järgmise 3-5 aasta jooksul?

Microsoft Dynamics NAV/AX Personal

Dynamics AX Personali arendab Columbus Eesti ja Dynamics NAV Personali arendab BCS Itera. Need ei ole Dynamics personali tavamoodulid, vaid Eestis arendatud lisad. Need sobivad hästi ettevõtetele, kellel juba on Dynamics majandustarkvara või kes plaanivad oma personalitarkvara regulaarselt arendada ning on valmis sellesse investeerima. Dynamics Personali müüvad ka teised Dynamics partnerid Eestis, näiteks HÄT.

Tugevad küljed: Mõlemad lahendused kasutavad Dynamics’i siseseid ühendusi, Microsoft Office, Sharepoint jm toodetega ning on kättesaadavad nii serveri, kui ka pilve kujul. Dynamics AX Personal on samuti kättesaadav Läti ja Leedu turu jaoks, Columbuse sõsarettevõtete toega.

Tasub teada: Juurutatava projekti ning esialgse investeeringu suuruse arvutamine võib olla keeruline. Juurutus ise võib aega võtta mitu kuud.

Litsentseerimine: Personali tarkvaral on oma litsents. Lisaks tuleb tellida või rentida laiapõhjaline Microsoft’i litsents, mis on paindlik, aga keeruline ja kulukas ettevõtmine. Üllatuste vältimiseks on oluline uurida tarkvara ja litsentside uuendamise hindasid nt järgmise 5 aasta jaoks. Suure tõenäosusega on NAV/AX Personali juurutuse ja litsentside hinnad kõige kõrgemad turul (v.a. SAP/Oracle).

Lisavõimalused: Ühes ja samas programmis on olemas lahendused palga- ja tööajaarvestuse kohta, lisaks veel teised erinevate partnerite poolt välja arendatud Dynamics moodulid ning erimoodulid.

Persona V3

Persona V3 arendajaks on Fujitsu Estonia, kes viimase 20 aasta jooksul on mitu korda nimesid vahetanud. Persona on samuti päris pikka ajalooga toode, kus versioon, mida müüakse hetkel, on pika evolutsiooni tulemus. Lahendus on veebipõhine, klassikalise SaaS mudeliga, mis tähendab, et uuendused ja parendused jõuavad kõikide klientideni automaatselt ning puuduvad uuendamise/hoolduse vm tasud.

Tugevad küljed: Meeldiv välimus ja lihtne liides koos asukohaga pilves tähendavad, et kasutusse võtmine on ülikiire ja minimaalsete lisakuludega.

Tasub teada: Tarkvaras on võimalik teatud mahus muudatuste tegemine. Kui teil on plaanis suuremamahulisem ümberehitus ja süsteemi täiendamine, siis baaslahendusena võivad rohkem sobida Dynamics või Virosoft.

Litsentseerimine: Persona kodulehel on olemas hinnakalkulaator, kus saab kergesti arvutada kuutasu suurust. Suuremate töötajate arvuga kliendid peaksid siiski küsima personaalset pakkumist.

Lisavõimalused: On olemas nii palgaarvestuse kui ka tööaja planeerimise moodulid. Süsteemi täiendatakse regulaarselt vastavalt kliendisoovidele ja kasutajate tagasisidele.

Taavi Personal

Taavi Tarkvara on juba pikka aega üks populaarsematest majandustarkvaradest Eestis. Selle palgaarvestuse moodul on mingil määral olnud keskmiste ettevõtete jaoks standard lahendus. Personali moodul on samuti üpris võimekas ja heade funktsioonidega. Kahjuks ei ole Taavi veel ühendanud oma mooduleid ühte rakendusse ning ei paku pilve lahendust.

Tugevad küljed: Lihtne installatsioon tähendab kiiret algust. Enamus personalijuhtidest ja palgaarvestuse spetsialistidest, kes alustasid oma karjääri 15 aastat tagasi või veel varem, oskavad ilmselt programmi kasutada. Suhteliselt odav hind on samuti atraktiivne, eriti väikestele ettevõtetele.

Tasub teada: Tarkvara on mõeldud peamiselt väiksematele ettevõtetele ning viimaste aastate jooksul ei ole arenenud sama kiirusega, kui teised tooted turul.

Litsentseerimine: Litsentseerimine lähtub ettevõtte töötajate arvust ning hinnakiri on olemas kodulehel.

Lisavõimalused: Taavil on lisaks palgaarvestusele ka mitu finantsmoodulit, mida ilmselt saaks vajadusel siduda ka personali poolega. Paljud raamatupidamisbürood kasutavad Taavi’t oma klientide personali ja palga halduseks, mis teeb ülemineku outsourcingust in-house’ile väga lihtsaks.

Virosoft Personal

Virosoft Personal on olnud arenduses üle 20 aasta ning hetkel eksisteerib kahel platvormil – Oracle ja Microsoft. Selle kasutajateks on enamasti keskmised ja suured ettevõtted, kelle erivajadused on nõudnud väga spetsiifilisi tarkvara täiendusi. Üllatavalt, on neil väga vähe kliente. Toote baasfunktsionaalsust on viimase 5 aasta jooksul tugevalt laiendatud ning ilmselt on üks parimatest turul. Kahjuks puudub sellel pilve võimalus ning seega on uuendused tasulised.

Tugevad küljed: Lai baasfunktsionaalsus ja võimalus muuta kõike, tähendab et klient saab süsteemi täiendada enda soovide järgi (tasu eest).

Tasub teada: Virosofti juurutamine on võrdlemisi pikaajaline ning investeeringu suuruse tõttu see tarkvara väiksele ettevõttele ilmselt ei sobi.

Litsentseerimine: Virosoft ise on litsentseeritud moodulite kaupa, lisaks tuleb arvestada vajalikke Microsoft või Oracle litsentside ja hooldustasuga. Hinnapakkumised on individuaalsed.

Lisavõimalused: Virosoft personali moodul on integreeritud Virosoft tööaja, palga ja koolituse moodulitega.

Tresoor HRM+

Tresoor on veel üks pikaajaline tegija Eesti personalitarkvara turul, kes sobib nii väikestele kui ka keskmistele ettevõtetele. Sellel puudub pilve versioon, aga baaslahenduse installatsioon ja esialgne seadistamine on üsna lihtne ning võimalik ilma pikema juurutusprotsessita.    

Tugevad küljed: Lihtne installatsioon on mugav väiksemate ettevõtete jaoks.

Tasub teada: Suurema organisatsiooni puhul tuleb ilmselt arvestada pikemaajalise juurutusprotsessiga. Lisapakettide valikul tuleb olla väga tähelepanelik.

Litsentseerimine: Töötajate ja ettevõtete arvu põhine litsentseerimine ning hinnakiri on kodulehel üleval.

Lisavõimalused: On olemas laiapõhjaline majandustarkvara süsteem, mida kasutavad ka suuremad ettevõtted. Samuti on olemas tööaja- ja palgaarvestuse funktsionaalsus ning eraldi analüütiline lahendus, mis laiendab olemasolevaid aruandluse võimalusi.

Lisa 1: Hübriid

Personalijuhina ei meeldiks Sulle ilmselt väide, et personalitarkvara kasutatakse vaid tööaja planeerimise või palgaarvestuse lisana. Olemas on mitmeid süsteeme, kus personalitarkvara funktsionaalsus võimaldab teha vaid tööajaarvestust või palgaarvestust. See ei tähenda, et antud tarkvara kasutaval personalijuhil on võimalusi vähem, kindlasti mitte – personalijuhile, kelle rolliks on ka töötajate arendamine ja värbamine, on loodud palju teisi tööriistu. Küll on aga nende lahendustega olemas oht, et personalijuhtimine toimub paralleelselt kahes programmis ning andmed on erinevad.

Mõningad näited sellest on Eesti tööaja planeerimise idutooted Quinix (www.quinix.ee) ja Begin ning palga lahendused nagu näiteks Taavi Palk, HansaWorld Books palga moodul ja Merit Palk.

Lisa 2: Suurest maailmast pärit

Analüütikute nagu näiteks Gartner silmis on suuri tegijaid personali valdkonnas vaid kaks: Oracle ja SAP. Mõlemad neist on ostnud väiksemaid tarkvara-arendajad ning kasvatanud nende toodetega oma personalitarkvara funktsionaalsust märkimisväärselt. Hea ülevaade Oracle personali tarkvara evolutsioonist on siin. Nende lahenduste baasfunktsionaalsus on oluliselt suurem, kui meie kohalikel arendajatel, eriti töötaja arenduse ja värbamise valdkondades. Rääkides suurtest süsteemidest Eestis, siis leiab turult ka Epicor (iScala) kliente ja arendajaid.

Nende lahenduste kasutusse võtmisel on aga mõned nüansid, mida tasub tähele panna:

• Suhteliselt kallis hind keskmise Eesti ettevõtte jaoks
  
• Potentsiaalselt suur ja pikk juurutus- ja seadistusprotsess
  
• Keeruline ühendada kohalike süsteemidega, eriti uuemate funktsioonide puhul
  

Samuti on nende lahenduste konsultantide ja arendajate turg Eestis väga väike ja kohalikud eksperdid on tihti piiratud kogemustega, sest on osalenud vaid väga vähestes sellealastes projektides. See võib tähendada, et on vajalik hankida konsultante välismaalt. Ärge saage minust valesti aru kui ütlen, et üks nendest süsteemidest kasutusse võtta on täiesti võimalik. Samuti aga ütleksin, et hetkel ainuke põhjus seda teha oleks juhul, kui lahendus on kohustuslikuks määratud seoses organisatsioonisisese poliitikaga ning organisatsioon maksab juurutuse kinni. Kui juurutusega seotud investeering muutub natuke kättesaadavamaks ning kasutajaliidesed eesti keelseks, siis muutub pilt oluliselt paremaks.

Lisa 3: Vähemlevinud lahendused

Personalijuhtimise ja/või palgaarvestuse süsteemi arendamine oli hästi lihtne ja kasumlik 10-20 aastat tagasi. Vajadused olid väikesed ning ainuke, mida oli vaja, oli enam-vähem mõistlik andmebaas ja kasutatav kasutajaliides. Seega on meie turul ka teisi süsteeme personalijuhtimiseks ning mõned neist on kasutuses päris suurtes organisatsioonides.

Mõningad näited on:

1. Regiina,
   
2. Noom, 
   
3. Rool jne.
   

Kahjuks, ei ole ma kokku puutunud nende uuendatud versioonidega ja ei oska hinnata nende loojate visiooni ja lahenduste võimekust. Enamusel neist on hinnakiri kodulehelt kättesaadav.

Kokkuvõte

Sõltuvalt Sinu vajadusest, strateegiast ja eelarvest, on Eesti turul päris lai valik personalitarkvara. Samuti aga tuleb tunnistada, et suurem osa funktsioonidest, mida need süsteemid pakuvad, on tihti täpselt ühesugused ning erisuseks on vaid välimus ja hind.

Innovatsioonid tulevad enamasti valdkonna iduettevõtete lahendustest, mis parendavad ühte konkreetset personali juhtimise valdkonda, sellisteks ettevõteteks on näiteks:

1. Edutizer, 
   
2. Skillific, 
   
3. SportID, 
   
4. Upsteem jt.
   

Küsi täpsemalt, kuidas saame Sind aidata!

Autorist: Vladimir Jelov on üle 10 aasta müünud IT tarkvara, nüüd aga töötab ta koos klientidega nende vajaduste väljaselgitamisel ja õigete tööriistade valimisel. Paar aastat tagasi väitis ta, et suur monoliitne infosüsteem töötab paremini kui kõik teised, enam ta nii ei arva.