Kuidas rakendada personalihindamise süsteemi?

Organisatsioonis personalihindamise süsteemi kasutuselevõtmine on tihti seotud muudatuste või hirmudega. Upsteem.com asutaja ja tegevjuht Karl Laas selgitab, kuidas alustada organisatsioonis personalihindamise süsteemi kasutuselevõtuga. Kuidas ületada hirmud ning teha alustamine lihtsaks, mugavaks ja mänguliseks kogu organisatsioonile.
Töötajate hindamine ja tagasiside andmine on tõsine ja oluline valdkond. Kolleegide ja juhtide hinnangutest võivad sõltuda töötajate motivatsioonitasud, karjäärivõimalused ning halvimal juhul töökoha olemasolu. Mitmed juhid ja personalijuhid on väljendanud oma kimbatust seoses hindamissüsteemi kasutuselevõtmisega. Enamasti on seotud sellega, et juhid kardavad, et hindamissüsteemi rakendamine annab töötajatele signaali, et plaanis on koondamised. Juhid kardavad mõnikord küsida tagasisidet ka firma koostööpartneritelt, justkui see võib jätta mulje, et ettevõte ei saa ise oma personali juhtimisega hakkama. 
Enamus selliseid hirme, mida kliendikohtumistel oleme kohanud, on kõrvaldatavad ning ületatavad lihtsate võtete abil. Alljärgnevalt uurime aga, millised võivad olla organisatsiooni eri tasemetel töötavate isikute vastuväited hindamissüsteemi kasutuselevõtule ning kuidas neid ületada.

Väide

Tegelikkus

Hindamissüsteem juurutatakse selleks, et töötajaid koondada.Hindamissüsteemi eesmärk on ennekõike see, et oleks võimalik töötajaid paremini arendada.
Hindamissüsteem on järjekordne ebapraktiline juhtkonna meelelahutus, mis on mõeldud ainult selleks, et töötajaid kiusataHindamissüsteemid loovad eelduse tagasiside andmiseks ka juhtimise ning juhtide kohta. Kuigi juhtkonnad rakendavad hindamist, on sellest kasu ka töötajatele - nii on võimalik esitada ettepanekuid ka juhtkonnale töötingimuste parandamiseks.
Töötajad ei võida hindamissüsteemist midagi.Vastupidi. Töötajad võidavad oma kolleegidelt pärit tagasiside ja hinnangu oma tööpanuse kohta. Sellest on võimalik õppida, mida teha paremini.
Isegi kui hinamissüsteemi kasutatakse, ei muutu nagunii midagi.
Hindamissüsteem ei muuda ise midagi. Küll aga loob eeldused muudatuste toimumiseks.
Minu kliendid ei ole huvitatud minu ettevõtte töötajate kohta tagasiside andmisest.
Vastupidi. Kui klientidel on midagi olulist Sinu töötajate kohta öelda, siis on nad väga huvitatud tagasiside andmisest. Seda põhjusel, et ka nemad loodavad, et nende tagasiside võimaldab organisatsiooni juhtimist parandada. Juba sellise tagasiside küsimine on suur kvaliteedimärk.

Hindamissüsteemi rakendamine võib olla vaevarikas, eriti kui sellele on organisatsioonis skeptikuid või kui juhtkonna liikmed ei näe selgelt hindamissüsteemist saadavat kasu. 

Organisatsiooni siseselt soovitame personalihindamise süsteemi rakendamiseks järgmisi samme:

  • Aruta hindamissüsteemi põhialused läbi oma organisatsiooni võtmeisikutega. Näiteks võite paika panna erinevate küsimuste tüübid ja kasutusala - kas lähtute ainult organisatsiooni põhiväärtustest või kasutate ka ametikohtadele vastavaid küsimusi? Küsimuste ja hindamisskaalade ühine läbirääkimine aitab organisatsiooni sees juba ette leppida hindamise toimumisega ning vajadus selle järgi saab kõigile selgeks.
  • Sõnastage vähemalt osad konkreetsed hindamisküsimused koos laiema hulga juhtidega. Sõnastage näiteks väärtuspõhised küsimused ja põhilised ametigruppide järgsed küsimused.
  • Tutvusta hindamissüsteemi nii tehniliselt kui sisuliselt - inimestele meeldib, kui nad teavad, mis toimuma hakkab.
  • Vii läbi "Meeskonna Vaimu" hindamine süsteemi tehniliseks tutvustamiseks. See on lihtne ja kiire meetod anda inimestele võimalus tutvuda hindamiseks kasutatava tehnilise lahendusega ning saada kiiresti kogemus, et kõik saavad hakkama. 
  • Kasuta proovihindamist. Hindamissüsteemi juurutamisel võib enne päris hindamisi läbi viia ka nn "test" hindamisi, mille kohta on enne teada, et nende tulemusi ei arvestata. Hea oleks kui selliste hindamiste puhul kasutataks ka ankeeti, mille küsimustest on aru saada, et tegemist on proovi hindamisega - kõik ei pea olema liiga tõsine.
  • Juuruta hindamist funktsioonide või üksuste kaupa. Selline võte aitab hindamisega seotud pingeid organisatsiooni sees maandada. Need, kes on juba hindamise läbi teinud, saavad rääkida sellest ka teistele töötajatele. Lisaks on Sinul aega vahepeal süsteemi täiendada ja parandada.

Tuleb tähele panna, et kõik uued töötajad saaksid organisatsioonis kohe ka hinnatud - selleks on võimalik Upsteem.com süsteemis luua katseaja hindamisankeedid. Esiteks võtavad värsked töötajad hindamissüsteemi nii kiiresti omaks ning teiseks on positiivne mõju ka selles, et katseaja hindamiste käigus jagavad oma tagasisidet ka uue töötaja kolleegid ning ka nemad õpivad seekaudu hindamissüsteemi kasutama.

Olgu siinkohal öeldud, et hindamissüsteem ei ole iseenesest vahend, mis toob organisatsioonis kaasa muudatused. See on üksnes võimalus probleemid avastada ning nendega tegelema asuda. Koos hindamissüsteemiga on organisatsioonidel soov rakendada ka teatud standardeid, millele üks või teine ametikoht või töötaja peab vastama (näiteks katseaja lõpu positiivne hinne peab olema vähemalt 6.8 punkti vms). Meie arvates on oluline tähele panna, et sellised standardid peavad põhinema piisaval praktikal ning olema ka läbi räägitud organisatsiooni sees. Kõige paremini oskavad vastavate standardite rakendamise ja kasutamise kohta nõu anda sellega tegelevad konsultandid.

Kuidas koostada head hindamisküsimused ja süsteem?

  • Väärtuspõhine hindamine - kasuta hindamissüsteemis küsimustena oma organisatsiooni põhiväärtusi. Väärtuspõhised küsimused võivad olla ühesugused kõikidele Sinu organisatsiooni töötajatele - nende puhul ei ole vahet, millist ametikohta keegi täidab. Organisatsiooni väärtused peavad olema jagatud kõikide töötajate poolt. Väärtuspõhiste küsimuste kasutamine aitab ühtlustada arusaamist sellest, mida peetakse organisatsioonis oluliseks.
Näide:
Kui organisatsiooni põhiväärtuseks on "Rõõm", võib hindamissüsteemis esitada küsimuse selliselt - "Kas hinnatav on rõõmsameelne?" või lihtsalt "Rõõm". Viimasel juhul võib küsimusele lisada pikema selgituse - "Töötaja on alati rõõmsameelne ning innustav oma kolleegide ja klientide suhtes. Loob positiivset meeleolu enda ümber."

  • Ametigrupi järgne hindamine - saad ehitada küsimustikud selliselt, et igale ametigrupile on ette nähtud teatud hulk spetsiifilisi küsimusi. Selliseid ametigruppide põhiseid küsimusi võib üles ehitada nii funktsionaalselt kui ka hierarhiliselt. Näiteks võib küsida teatud küsimusi kõikidelt juhtidelt, kõikidelt projektijuhtidelt jne.
Näide:
Kui organisatsioonis on mitmeid keskastmejuhte võib vaid nendelt küsida juhtimisfunktsioonidega seotud ülesannete kohta: "Hinnatav võtab õigeaegselt vastu vajalikke otsuseid" , "Hinnatav motiveerib ja innustab oma meeskonda". Kui tegemist on teatud valdkonna spetsialistidega, võib küsida ka spetsiifilisemaid küsimusi: "Hinnatav on kursis personalihindamise uuemate metoodikatega ning täiendab ennast selles osas pidevalt".

  • Ametikoha järgne hindamine - ametikohajärgsed küsimused on seotud üksnes konkreetse ametikohaga seotud tööülesannetega Sinu organisatsioonis. Kui sarnaseid ametikohti on organisatsioonis rohkem, võib kasutada ametigrupi põhiseid küsimusi lisaks.
Näide:
Üksnes klientide vastuvõtuga seotud assistentide hindamisküsimustikus võib olla spetsiifiline küsimus: "Saab hästi hakkama klientide vastuvõtmisega seotud ülesannetega, on lahke ja hea teenindaja."

  • Suhtumine ja hoiakud - lisaks põhiväärtustele vastamisele soovitame kindlasti uurida ka töösse suhtumist ja hoiakuid ning kasutada saadud tulemusi töötajate hindamisel. Just sellistes küsimustes saavad ka kliendid kõige paremini oma tagasisidet anda.
Näide:
Antud küsimuste osas võib uurida kahte aspekti - esiteks, kuidas töötaja hoiakud kolleegidele ning koostööpartneritele välja paistavad - "Suhtub alati uutesse ülesannetesse loovalt ning otsib lahendusi". Teiseks on võimalik antud osas uurida ka ettepanekuid ja soovitusi, mida töötajale annavad kolleegid või koostööpartnerid. Võib küsida: "Nimeta 3 asja, mida hinnatav peaks kindlasti edasi tegema samamoodi" ja "Nimeta 3 asja, mida hinnatav võiks teha teisiti, põhjenda." Võib ka lihtsalt paluda anda hinnatavale 3 soovitust edasiseks.

Kokkuvõttes arvame, et hea hindamissüsteemi väljatöötamine on seotud konkreetse organisatsiooni vajadustega. Kui nõudmised hindamissüsteemile ei ole väga suured ning hinnatavaid ametikohti on 100 ringis, siis saab organisatsioonis hindamissüsteemi loomisega mõistliku aja jooksul hakkama iga huvitatud personalijuht. Teema eeldab lihtsalt paari päeva aja võtmist ning sellele keskendumist. Kui on soov põhjalikumaks organisatsiooni analüüsiks, siis soovitame kindlasti kaasata professionaalseid personalikonsultante.

Karl Laas
Upsteem.com asutaja


Kommenteeri:

Email again:



Otsi blogist:




Küsin täpsemalt! 



Kontakt:


Karl Laas
CEO ja co-founder
+372 53 468213
karl.laas@upsteem.com
Skype: karl_laas
 

Liitu uudiskirjaga

Valik kliente: