Juhtide ja administraatorite abi

Teemad:

Lisaküsimuste korral palume pöörduda: support@upsteem.com.

Liitumiskutse gruppi - organisatsiooni, osakonda, projekti või tegevusgruppi

Kui oled saanud liitumiskutse mõnesse gruppi Upsteem.com süsteemis, st:
  • organisatsiooni
  • projekti
  • tegevusgruppi,
siis on selle Sulle saatnud Upsteem.com süsteemi kasutaja, kes arvab, et Sinu liikmelisus ja panus on selles grupis vajalik.

Liitumiskutseid erinevatesse gruppidesse saavad saata seal vastavas rollis olevad kasutajad - juhid, personalijuhid, administraatorid ja projektide puhul ka projektijuhid ning projekti eest vastutavad isikud.

Liitumiseks palun järgi Sulle e-postile saabunud kirjas olevaid juhiseid.
Üles tagasi

Organisatsioonid, grupid ja projektid

Upsteem.com eeldab eelkõige süsteemi tööalast kasutamist ja seetõttu kõik süsteemis sisalduvad üksused - osakonnad, projektid, tegevusgrupid - peavad olema seotud mõne organisatsiooniga. 

Alustama peaksidki seetõttu enda organisatsiooni lisamisest. Selleks klikka oma Töölaual paremas paanis plokis ORGANISATSIOONID nuppu "Lisa uus organisatsioon".

Organisatsiooni loojana määratakse Sind automaatselt organisatsiooni töötama ning ka rollidesse Juht ja Administraator, samuti tekib Sulle Töölauale Personalihalduse mooduli ikoon. Loe sellest täpsemalt siit.

Oleme püüdnud tagada võimalikult suure ühetaolisuse üksikkasutaja ja gruppide (organisatsioon, osakond, projekt ja tegevusgrupp) Töölaudade ja profiilide osas. Seega - nii, nagu Sinul on isiklik Töölaud, on see ka igal organisatsioonil. Enda organisatsiooni Töölauale liikumiseks klikka organisatsiooni nimel enda Töölaual paremas paanis.

Kui Sul on organisatsioonis administraatori, juhi või personalijuhi roll, siis organisatsiooni töölaualt pääsed organisatsiooni profiilile.


Kui organisatsioon on loodud, siis edasi saad jätkata osakondade, projektide ja tegevusgruppide moodustamisega. See on sama lihtne kui organisatsiooni moodustamine.

Mine organisatsiooni Töölauale ja seal paremas paneelis vali, millist üksust soovid lisada:
  • osakonda
  • projekti
  • gruppi (enne salvestamist kindlasti veendu, et valitud on õige tüüp - kas tegemist on tegevusgrupiga või ametigrupiga)
ja klikka selle juures nuppu "Lisa uus ...".

NB! Osakondade ja töökohtade lisamiseks on kõige mugavam kasutada organisatsiooni Töölaual vasakus paneelis olevat tab'i INIMESED.

Kokkuvõtteks:
  • Organisatsioonidele saad luua täieliku struktuuri. Struktuuris on juhtidel suuremad õigused kui tavataöötajatel.
  • Osakonnad on organisatsioonide struktuuriüksused ja neid saad luua vaid organisatsiooni või osakonna alla.
  • Projekte saad luua organisatsiooni, osakonna või tegevusgrupi alla. Projektide alla saad omakorda luua alamprojekte.
  • Tegevusgrupid on vabalt moodustatud liikmetega, kuid peavad ikkagi olema seotud mõne organisatsiooniga. Neid saad luua organisatsiooni või osakonna alla.
  • Ametigrupid tuleb küll käsitsi luua, kuid nende liikmeskonna moodustavad organisatsiooni töötajad, kelle ametikohad on seotud vastava ametigrupiga. See tähendab, et kui ametikoht, kus isik töötab, seotakse mingi ametigrupiga, siis sel ametikohal töötav isik saab automaatselt selle ametigrupi liikmeks. Kui isik ametikohalt eemaldatakse, siis eemaldatakse ta ka ametigrupi liikmete seast. Ametigrupi kohta saad lugeda täpsemalt siit.

Kõik Töötajad näevad Upsteem.com-is vaid neid organisatsioone ja üksusi, millega nad on isiklikult seotud. Soovi korral saab luua ka avalikke projekte või tegevusgruppe.

Upsteem.com süsteemis on võimalik luua ka seosed emaettevõtte ja tütarettevõtete vahel.

Üles tagasi

Gruppide töölauad ja profiilid

Oleme püüdnud tagada võimalikult suure ühetaolisuse üksikkasutaja ja gruppide (organisatsioon, osakond, projekt ja tegevusgrupp) Töölaudade ja profiilide osas. Seega - nii, nagu Sinul on isiklik Töölaud ja profiil - on see ka igal organisatsioonil, osakonnal, projektil ja tegevusgrupil. 

Sinuga seotud grupid, st kus Sa oled liige, kuvatakse Sinu Töölaual paremas paneelis vastavas plokis. Grupi Töölauale pääsed kui klikid grupi nimel.

Gruppide Töölauad on üsna sarnased Sinu enda Töölauaga - ka need on jaotatud kahte paneeli, kus vasakul on tab'id ning paremal gruppi sõnumi postitamise võimalus ning selle grupiga seotud liikmed ja teised grupid.



Grupi profiilile pääsed grupi Töölaualt. Nii, nagu Sinu enda Töölaual on vasakul ülal sekstioonis pliiatsi ikoon, on see ka gruppide Töölaudadel. Grupi profiil on ülesehituselt sarnane Sinu enda profiiliga.

Grupi profiilil saad:
  • sisestada grupi kohta käivat infot, lisada avatari
  • sisestada kontaktinfo (organisatsiooni ja osakonna puhul)
  • seadistada grupi nähtavuse määrangut
  • organisatsioonide puhul siduda tütar- ja emaorganisatsioone
  • ÕIGUSED tab'il määrata rolle ja õigusi grupi liikmetele
  • RAKENDUSED tab'il lülitada sisse või välja "Meeskonna Vaimu" hindamise lubamist grupis
NB! Grupi profiili ei näe grupi nn tavaliikmed. Et võtta süsteemist maksimumi, siis palun tutvu kindlasti ka rollide ja õiguste peatükiga!

Üles tagasi

Inimeste lisamine gruppidesse ja kutsete saatmine

Inimeste lisamine gruppidesse on kõige mugavam grupi Töölaual vasakus paneelis olevalt tab'ilt INIMESED.

Organisatsiooni ja osakonna INIMESED tab'il kuvatakse struktuuripuu. Vastavalt õigustele kuvatakse Sulle seal erinevate osakondade juures inimeste lisamise nupud. Inimese lisamiseks klikka vastavas osakonnas nuppu "Lisa töötamine" ja paremale avanevas töökoha profiilis vajuta nuppu "Kutsu inimesi".




Inimeste lisamine toimub läbi kutsumise. Kui klikkida töökoha profiilil nuppu "Kutsu inimesi", siis avatakse isikute otsingu- ja kutsumise vorm.

Alati tasub kõigepealt otsingut kasutades kontrollida, kas lisatav isik äkki on juba süsteemis registreerunud kasutaja ja alles seejärel alloleva kutsumise vormi kaudu e-posti vahendusel kutsuda.

Isikud on võimalik lisada ka kohe kutseid saatmata, vajutades otsingutulemuse juures või e-posti vahendusel kutsumise vormil nuppu "Lisa see isik".

Kutseid saab saata hiljem - kõigi kutsumata inimeste nime juures on nupp "Kutse" ja sellele vajutades edastatakse sellele inimesele kutse.

Kui inimene on kutsutud, kuid ei ole kutsele reageerinud, on tema nime juures nupp "Meeldetuletus", millele vajutamine edastab korduskutse.

Kutsed edastatakse inimesele tema Töölauale knopka ikooni alla ning ka e-posti aadressile. Kutses oleva lingi kaudu peab kutsutav andma oma nõusoleku.

Projektide ja tegevusgruppide INIMESED tab'il kuvatakse liikmed loeteluna. Inimese kutsumiseks gruppi või projekti tuleb klikkida nuppu "Kutsu liikmeid".




Ka projekti ja tegevusgruppi inimese lisamine toimub läbi otsingu.
Üles tagasi

Töötajaga personalihindamise või arenguvestluse läbiviimine

Juht näeb enda töötajaid üldjuhul oma Töölaual parema paani plokis KOLLEEGID, kuid lisaks töötajad on leitavad ka otsinguga, osakonna/organisatsiooni Töölaualt ja Personalihalduse moodulust.




Klikkides töötaja nimele, avatakse tema profiil. Juht saab enda töötajale algatada hindamist või arenguvestlust töötaja profiili vaatest Tagasiside > saadud tagasiside. Klikkides seal nupule "Alusta hindamist" või "Alusta arenguvestlust", luuakse töötajale vastavalt ka hindamise või arenguvestluse kavand.

Täpsemalt saad lugeda uuringute algatamise ja jälgimise kohta siit.




Hindamises või arenguvestluses osalejale üldjoontes kuvatakse vastamiseks mõeldud ankeet alati sarnaselt: vasakul paneelis on ankeedi küsimused ning paremal paneelis toimub küsimuse kaupa vastamine ning vastuste kinnitamine.

Hindamise puhul on protsess üldjoontes ühekordne - saabub ankeet, vastad, kinnitad. Arenguvestluse puhul on tegemist juhi ja töötaja vahelise kirjalikus vormis vestlusega, ankeeti saab pidevalt täiendada ning näha ka teise poole vastuseid.

Arenguvestluse puhul juhi rollis vastaja ankeet on veidi erinev töötaja omast, nimelt juhile kuvatakse alati töötaja vastused kui ta on need kinnitanud, kuid juht ise saab valida, kas tema vastuseid töötajale näidatakse või mitte. Samuti saab juht kirjutada töötajale kommentaari kui ta enda vastused töötajale avalikustab.


Nupud ja teated:

  • Kui juht või töötaja vajutavad ankeedil nuppu "Kinnita", siis uuendatakse vastused vaid Personalihalduse moodulis selle uuringu juures.
  • Kui juht vajutab nuppu "Saada vastused töötajale", siis uuendatakse juhi vastused nii Personalihalduse moodulis kui kuvatakse ka töötajale tema vastamise vaates.
  • Kui juht vajutab nuppu "Saada vastused töötajale", siis edastatakse töötajale teade, et tema arenguvestluse ankeeti on uuendatud ja ka juhi kommentaar, kui see lisati.
  • Kui töötaja enda vastuseid korrigeerib ja need kinnitab, siis edastatakse ankeedi uuendamise teade juhile.




Enda Töölaua lipiku Tagaside alamvaliku aktiivsed all on arenguvestluse ja personalihindamise ankeedid nähtavad osalejatele seni, kuni need on suletud. Kuni sulgemiseni saavad juht ja töötaja arenguvestluse ankeeti teineteise vahel korduvalt edasi-tagasi põrgatada.

Üles tagasi

Uudiskirjade koostamine

Vaikimisi onjuurdepääs uuriskirja rakendusele organisatsioonis administraatori rollis olevatele kasutajatele. Uudiskirja rakenduse sees aga saab uudiskirjade koostamise õigust täiendavatele isikutele anda.

Uudiskirja rakenduse ikoon on helesinisel taustal valge ümbrik, mida kuvatakse "Minu rakendused" plokis kasutaja Töölaual kui kasutajal on õigus uudiskirja rakendusele juurdepääsuks.

Samuti kuvatakse rakenduse nupp juurdepääsuõigusega kasutajatele organisatsiooni Töölaual.


Uudiskirjade koostamiseks, muutmiseks ja uudiskirjade koostajate haldamiseks
 tuleb siseneda uudiskirja rakendusse.


Rakendus on jaotatud neljaks lipikuks:

  • kavandid - uudiskirjade kavandite koostamine, uudiskirja adressaatide määramine, avalikustamise aja seadmine jm ühe uudiskirja põhised seaded;
  • avalikustatud - uudiskirjad, mis on juba postitatud organisatsiooni või osakonna töölauale, uudiskirjade arhiveerimine (peitmine) ja aktiveerimine, uudiskirjade muutmine, uudiskirjast koopia tegemine ja uuele uudiskirjale aluseks võtmine, uudiskirjade kustutamine;
  • failid - uudiskirjadest kasutatavate piltide ja failide hoidla, piltide ja failide lisamine ja kustutamine;
  • seaded - uudiskirjade üldseadete määramine (uudiskirja vaikimisi avatar, uudiskirja vaikimisi pealkiri, vaikimisi aktiivne oleku aeg, kommenteerimise lubamine/keelamine) ja uudiskirja rakendusele juurdepääsu andmine.

Avalikustatud uudiskirjad postitatakse uudiskirjale adressaatideks valitud üksuste (organisatsioon või osakond) Töölaudadele sõnumivoogu. Lisaks jõuab see ka nende isikute Töölauale sõnumivoogudesse, kes organisatsioonis või osakonnas töötavad.




Vastavalt uudiskirjale seatud aktiivne oleku ajale on uudiskiri Töölaual sõnumivoos esimesel positsioonil. Kui aktiivne oleku aeg on möödunud, liigub uudiskiri sõnumivoos alla.
Üles tagasi


Rollide ja õiguste süsteem ning selle kasutamine

Organisatsiooni ning tema gruppe - osakondi, projekte ja tegevusgruppe - võib vaadelda kui üht graafi või puud. Rollid ja õigused on reeglina grupipõhised ja õigused jooksevad mööda puud alla. See tähendab, et olles osakonnas rollis Juht, on Sul õigused vaadata ning teha muudatusi kõikides osakondades, projektides ja tegevusgruppides, mis jäävad sellest osakonnast nö. allapoole. Üles poole ei "näe".

Rollide lisamise võimalus gruppides on järgmine:
  • organisatsioon - Administraator, Juht, Personalijuht
  • osakond - Administraator, Juht
  • projekt - Administraator, Projektijuht, Projekti eest vastutaja
  • tegevusgrupp - Administraator
  • ametigrupp - Administraator

Rollide lisamine toimub grupi profiililt tab'ilt ÕIGUSED

Seal kuvatakse Sulle automaatselt kõik selle grupi liikmed ning inimese juures saad määrata talle sobiva rolli.





TÄHELEPANU!

Kui Sa lood organisatsiooni või osakonna, siis lisatakse Sind automaatselt sinna tööle ja määratakse rollid Administraator ja Juht. Kui Sa lood projekti või tegevusgrupi, määratakse Sind automaatselt sinna rolli Administraator.

Kõikidele Sinu poolt lisatavatele teistele liikmetele pead Sa ise määrama vastava rolli!



Rollidega kaasnevad õigused on kirjeldatud samuti iga grupi profiilil  tab'il ÕIGUSED.

Alljärgnevalt on toodud kõik võimalikud rollid ning nende kirjeldused:
  • Juht - konkreetse organisatsiooni või osakonna loomise, muutmise ja kustutamise õigustega kasutaja. Saab teha organisatsiooni või osakonna ja kõigi sellele alanevate gruppidega (organisatsioon, osakond, projekt ja tegevusgrupp) kõiki toiminguid - lisada uusi, muuta ja kustutada olemasolevaid. Saab lisada ja eemaldada gruppidest liikmeid ning määrata grupi liikmetele rolle. Omab juurdepääsu personalijuhtimise rakendusele - saab hallata organisatsiooni hindamis- ja arenguvestluste ankeete, hallata juhitava üksuse ja sellele alanevate üksuste struktuuri, viia läbi alluvatele hindamisi ja arenguvestlusi, sisestada töökuulutusi jm. Juhi rolliga kasutajad lisatakse automaatselt personalijuhtimise rakenduses hindamistes ja arenguvestlustes vastajate seas juhtide plokki. 
  • Administraator - konkreetse grupi (organisatsiooni, osakonna, projekti ja tegevusgrupi) loomise, muutmise ja kustutamise õigustega kasutaja. Saab teha grupi ja kõigi se - llele alanevate gruppidega kõiki toiminguid - lisada uusi, muuta ja kustutada olemasolevaid. Saab lisada ja eemaldada gruppidest liikmeid ning määrata grupi liikmetele rolle. Ei oma juurdepääsu personalijuhtimise rakendusele.
  • Personalijuht - organisatsiooni personalijuhtimise rakenduse juurdepääsuõigustega kasutaja. Saab teha muudatusi organisatsioonis ja selle osakondades - lisada uusi, muuta ja kustutada olemasolevaid. Saab hallata organisatsiooni hindamis- ja arenguvestluste ankeete, hallata organisatsiooni struktuuri, viia läbi organisatsiooni töötajatele hindamisi ja arenguvestlusi, sisestada töökuulutusi jm. Personalijuhi rolliga kasutajad lisatakse automaatselt personalijuhtimise rakenduses arenguvestlustes vastajate seas personalijuhtide plokki.
  • Projektijuht - konkreetse projekti ja sellele alanevate projektide manageerimise õigustega kasutaja. Saab teha projekti ja kõigi sellele alanevate projektidega kõiki toiminguid - lisada, muuta, kustutada. Saab lisada ja eemaldada projektist ja kõigist sellele alanevatest projektidest liikmeid ja määrata liikmetele neis rolle. 
  • Projekti eest vastutaja - konkreetse projekti ja sellele alanevate projektide manageerimise õigustega kasutaja. Saab teha projekti ja kõigi sellele alanevate projektidega lisamis- ja muutmis toiminguid. Saab lisada ja eemaldada projektist ja kõigist sellele alanevatest projektidest liikmeid ja määrata liikmetele neis rolle. Saab muuta projekti andmeid, lisada projekti liikmeid, lisada faile jne. Ei saa projekti kustutada. 
  • Liige - grupis (organisatsioon, osakond, projekt ja tegevusgrupp) liikmestaatuses kasutaja, kes saab kirjutada gruppi sõnumeid, salvestada faile, luua kalendrisündmusi ja algatada "Meeskonna Vaimu" hindamist. Ei saa teha toiminguid teistes gruppides.
Üles tagasi

Liitu uudiskirjaga

Valik kliente: