Henkilöstöhallinnon moduuliin pääsevät käyttäjät, joilla on organisaatiossa Henkilöstöpäällikön tai Johtajan rooli (lue lisää käyttäjien rooleista ja oikeuksista tästä). Jos Sinulla on jossakin organisaatiossa edellä mainitut oikeudet, näet henkilöstöhallinnon moduulin kuvakkeen.

Henkilöstöhallinnon moduuliin pääset:

• työpöydältäsi Omat sovellukset -osasta

• organisaatiosi työpöydältä Omat sovellukset -osasta.

Kun napsautat kuvaketta, Sinulle avautuu henkilöstöhallinnon moduulin näkymä, joka jakautuu neljään vaihtoehtoon:

• kyselylomakkeet – henkilöstön arvioinnin ja kehityskeskustelujen lomakkeiden mallien laadinta, muokkaus, kopiointi ja arkistointi

• rakenne – organisaation rakenne kaikkine yksikköineen ja virkoineen, rakenteen hallinnointi, työntekijöiden lisäys ja poisto, henkilöstön arviointien ja kehityskeskustelujen aloitteen tekeminen

• palaute – organisaatiossa tekeillä olevat ja loppuun suoritetut henkilöstön arvioinnit ja kehityskeskustelut

• ilmoitukset – työpaikkailmoitusten laadinta organisaation vapaita työpaikkoja varten, ehdokkaiden arviointi.

Henkilöstön arvioinnin ja kehityskeskustelujen lomakkeiden malleja, joihin arvioinnit perustuvat, voidaan laatia ensimmäisen valikon KYSELYLOMAKKEET-välilehdellä. Lomakkeet jakautuvat seuraavasti:

• henkilöstön arviointi – henkilöstön arvioinnin mallit

• kehityskeskustelu – kehityskeskustelun mallit

• arkisto – arkistoidut mallit, joita ei käytetä arvioinneissa ja kehityskeskusteluissa.

Laatiaksesi lomakkeen valitse joko ”henkilöstön arviointi” tai ”kehityskeskustelu”.

Upsteem.com-työryhmä on valmistellut Sinulle joitakin mallilomakkeita, jotta Sinun olisi helpompi aloittaa.

Henkilöstön arvioinnissa tai kehityskeskustelussa voit

• käyttää järjestelmän valmiita malleja

• ottaa perustaksi (kopioida) järjestelmän mallit ja muokata ne itsellesi sopiviksi

• laatia alusta alkaen uudet mallit.

Malleja voidaan laatia monella eri kielellä ja vastaajalle avataan lomake sillä kielellä, joka on hänen valitsemansa käyttöliittymän kieli.

Arviointilomakkeiden mallien mahdolliset tyypit ovat seuraavat:

• säännöllinen

• koeajan puoliväli

• koeajan loppu

• ylimääräinen arviointi

• tiivistelmä työharjoittelusta.

Uusi organisaatio lisätään työpöydän oikeasta ruudusta Lisää uusi organisaatio -painikkeella. Sinulle aukenee luotavan organisaation profiilin näkymä. Kun olet täyttänyt vaaditut kentät ja napsauttanut Tallenna-painiketta, uusi organisaatio on luotu. Organisaation luoja lisätään automaattisesti organisaation toimintaan ja määrätään Johtajan ja Järjestelmäpäällikön rooliin (lue lisää käyttäjien rooleista ja oikeuksista tästä). Johtajan roolissa olevalla käyttäjällä on automaattisesti pääsy myös Henkilöstöhallinto-moduuliin.

Tehdäksesi muutoksia olemassa olevan organisaation rakenteeseen siirry suoraan työpöydältäsi Henkilöstöhallinto-moduuliin. Avaa siellä Rakenne-näkymä ja ryhdy lisäämään osastoja ja virkoja.

• Viran lisäämistä ja ihmisten kutsumista varten napsauta joko organisaation tasolla tai tietyn osaston yhteydessä olevaa Lisää työpaikka -painiketta. Oikealle avautuvassa työpaikan profiilissa voit lisätä virkanimikkeen, kutsua henkilön kyseiseen virkaan, poistaa työpaikan tai julistaa kilpailun työpaikan täyttämiseksi.

• Osaston lisäämistä varten napsauta Lisää osasto ‑painiketta. Silloin avautuu luotavan osaston profiili, johon voit syöttää tarvitsemasi tiedot. Napsauta sen jälkeen Tallenna-painiketta.

• Lisätäksesi osaston alaisuuteen aliosaston napsauta osaston yhteydessä Lisää osasto ‑painiketta.

• Muuttaaksesi osastoa tai poistaaksesi sen napsauta kyseisen osaston yhteydessä Muuta osastoa- tai Poista osasto ‑painiketta.

• Et voi poistaa osastoja, joissa on virkoja. Jos haluat poistaa osaston, poista ensin ihmiset (Lopeta työsuhde ‑painikkeella) ja sitten myös työpaikat (Poista työpaikka ‑painikkeella).

Ihmisten lisääminen työpaikkoihin tapahtuu kutsumisen kautta. Kun napsautat työpaikan profiilissa Kutsu ihmisiä ‑painiketta, avautuu henkilöiden haku- ja kutsulomake. Hakua käytettäessä kannattaa aina tarkistaa ensin, onko lisättävä henkilö jo ilmoittautunut järjestelmän käyttäjäksi, ja vasta sitten kutsua hänet sähköpostitse jäljempänä olevan kutsulomakkeen kautta.

Henkilöt voidaan myös lisätä heti kutsuja lähettämättä napsauttamalla hakutuloksen yhteydessä tai sähköpostin kutsulomakkeessa Lisää tämä henkilö ‑painiketta.

Kutsuja voi lähettää myöhemmin: jokaisen kutsumattoman ihmisen nimen yhteydessä on Kutsu-painike, ja sitä napsauttamalla hänelle lähetetään kutsu.

Kun haluat määrätä käyttäjille rooleja osastolla, siirry kyseisen osaston profiiliin (Vaihda osasto ‑painikkeella) ja määrittele siellä haluamillesi henkilöille roolit.

Henkilöstön arvioinnin ja kehityskeskustelun aloitteen tekeminen tapahtuu Henkilöstöhallinto-moduulissa työpaikan profiilin kohdalta. Valitse työntekijä, jolle haluat tehdä arvioinnin tai kehityskeskustelun, ja napsauta hänen työpaikkansa profiilissa jompaakumpaa seuraavista painikkeista:

• ”Aloita arviointi” – avaa näkymän henkilöstön arvioinnin mallin valintaan

• ”Aloita kehityskeskustelu” – avaa näkymän kehityskeskustelun mallin valintaan.

Arviointi- tai kehityskeskustelulomakkeen vastattavaksi lähettämisen jälkeen jokaiselle arvioijalle lähetetään kutsu, jossa heitä pyydetään antamaan arvio arvioitavalle henkilölle. Kutsu ilmestyy järjestelmään kirjatuille käyttäjille ylhäällä olevaan valikkopalkkiin piirustusnasta-kuvakkeen alapuolelle ja myös sähköpostiosoitteeseen, jos käyttäjä on sallinut viestien lähettämisen sähköpostiinsa. Järjestelmään kirjaamattomille käyttäjille (kuten asiakkaille ja yhteistyökumppaneille, joita olet pyytänyt arvioimaan työntekijää) kutsu lähetetään sähköpostitse.

Henkilöstön arviointien ja kehityskeskustelujen seuranta tapahtuu Henkilöstöhallinto-moduulin Palaute-näkymässä. Arvioinnit ja keskustelut on jaettu kahteen osioon:

• tekeillä olevat – kaikki lähetetyt ja vastaamista odottavat henkilöstön arvioinnit ja kehityskeskustelut

• päättyneet – suljettujen henkilöstön arviointien ja kehityskeskustelujen arkisto.